1.- Incorporación de datos y
documentos de oficio por el propio órgano que los posea y que tramite el
procedimiento.
No estamos
hablando del derecho del interesado a no aportar documentación que ya obre en
poder de la Administración derecho que, de otra parte, ya fue expresamente
reconocido en el art. 35 f) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común y que ahora se encuentra, con más amplitud, regulado en el art. 28.3 de la Ley
39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas.
En este supuesto
no es el interesado quien insta a la Administración a tener por presentados
datos o documentos que obren en su poder, sino la propia Administración es la
que incorpora a un procedimiento
que ella misma tramita y de oficio, datos o documentos que ya posee.
Esta actuación
debe vincularse con el principio de eficacia, eficiencia y celeridad que debe
presidir toda actividad de las Administraciones Pública y Organismos dependientes
de ellas. La Constitución Española dispone así que la Administración Pública no
sólo sirva con objetividad los intereses generales, sino añade el plus que
también debe actuar de acuerdo, entre otros, con el principio de eficacia (art.
106).
Este principio
de eficacia en la actuación administrativa recogido en la Constitución y piedra
angular para el empleo eficiente de los recursos económicos y humanos que
gestiona el Sector Público, está desarrollado legalmente en el artículo 3.1 de
la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público que insistiendo, en su
primer párrafo, en la obligación de respetar el principio de eficacia
constitucionalmente establecido también establece seguidamente que las
Administraciones Públicas[1]
deben respectar en su actuación los principios de servicio efectivo a los
ciudadanos; simplicidad, claridad y proximidad a los ciudadanos;
racionalización y agilidad de los procedimientos administrativos y de las
actividades materiales de gestión; buena fe y confianza legítima; eficacia en
el cumplimiento de los objetivos fijados y eficiencia en la asignación y
utilización de los recursos públicos (letras a, b, d, e, h y j,
respectivamente, del citado art. 3.1 de la Ley 40/2015).
Sólo con la
aplicación cabal de estos preceptos se puede concluir que una Administración u
Organismo dependiente de ella, que haya constatado que obran en su poder datos
y documentos ya aportados por los interesados cuya veracidad y legitimidad le
consten y que pretenda requerir a éstos para que nuevamente los aporte está
vulnerando estos elementales principios de agilidad, eficacia, eficiencia en la
utilización de recursos públicos, simplicidad y buena fe y confianza legítima
que han de presidir las relaciones entre los ciudadanos y la Administración en
la tramitación de cualquiera de los procedimientos que ésta tramite y que les
pueda afectar a aquéllos, pudiendo suponer una actitud obstruccionista y
merecedora de expediente disciplinario el empleado público que insista en
molestar a los administrados con trámites que les pueda suponer un empleo de
tiempo innecesario en cumplir, cuando es conocedor de que pueden ser
cumplimentados fácilmente de oficio y sin mayor dilación.
2.-
Incorporación de datos y documentos cuando el propio interesado indique su
anterior aportación a la Administración que tramite el procedimiento y el deber
de recabar electrónicamente dichos datos y documentos cuando hayan sido
aportados ante otra Administración.
Lógicamente,
cuando sea el interesado el que alegue la existencia de esos datos ya obrantes
en poder de la Administración la obligación de no requerirlos nuevamente se
refuerza.
Ya el derogado art.
35 f) de la Ley 30/1992, establecía que los
ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen el derecho “a no presentar documentos no
exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya
se encuentren en poder de la Administración actuante”.
La Sentencia del Tribunal Supremo de 27 de
mayo de 2010, Rec. 1719/2007,
recordaba la innecesaridad de un requerimiento, por parte de un Tribunal de Baremación en un proceso selectivo, de documentación ya
aportada estableciendo que “dicho
requerimiento, incluso, podía haber sido innecesario si el Tribunal de
Baremación actuante, como podía y
debía haber hecho, hubiera aplicado al supuesto de autos las
previsiones contenidas en el apartado f) del artículo 35 de la propia Ley
30/92, pues resulta que la certificación que se achacaba (que) no aportó la hoy
actora la aportó en la anterior Convocatoria a la objeto del recurso.
También este
precepto es aplicado en la Sentencia del
Tribunal Supremo, Rec. 2847/2011, de 30 de mayo de 2012, en la que analiza
la desidia de la Administración en tener en consideración datos que ya había
aportado el interesado en un procedimiento para la apertura de una farmacia
convocado por la Administración del Principado de Asturias y cuya existencia
debía haberlos tenida aquélla en cuenta, al haberse alegado su constancia por
parte de dicha Administración. En esta sentencia, además, se contesta la alegación
de la Administración del Principado de Asturias sobre la obligatoriedad establecida
en una norma legal autonómica, art. 6 de la Ley 2/1995, de 13 de marzo de 1995,
sobre Régimen Jurídico de la Administración del Principado de Asturias, de
indicar expresamente el expediente o procedimiento en el que figuren los datos
o documentos para que éstos sean tenidos en cuenta por la Administración.
El TS resulta contundente, afirmando
(Fundamento de Derecho Octavo) que “no alcanzamos a comprender qué obstáculo podía impedir a la
Administración del Principado de Asturias comprobar si lo alegado en la
solicitud era o no cierto. Ni qué razón jurídica le permitía dejar de aplicar
la norma establecida en el citado art. 35 f) de la repetida Ley 30/1992.
Desde luego, tal razón no puede localizarse en lo que dispone el art. 6 de la Ley 2/1995, de 13 de marzo de 1995, sobre
Régimen Jurídico de la Administración del Principado de Asturias, pues su
exigencia de que el interesado deba, para disfrutar del derecho a no aportar
documentos que ya obren en poder de aquélla, "indicar expresamente el
expediente o procedimiento en que figure y el órgano responsable de su
tramitación", ha de ser interpretada como referida sólo al documento o
documentos cuyo desconocimiento por la Administración actuante sea
comprensible, lo que no ocurre para los que reflejaran la titularidad de
aquella Oficina desde julio de 1987 a enero de 2002”.
El fondo del
asunto era un concurso para la adjudicación de nuevas oficinas de farmacia en
el Principado de Asturias al que concurrió el recurrente, quien había alegado
como mérito en su solicitud ser titular de la oficina de farmacia en Colombres
(Asturias) desde el 21 de junio de 1979. Al no tener en cuenta dicho dato que
debía haberse tenido en consideración para puntuar al interesado los méritos
correspondientes por experiencia profesional, sin necesidad de mayor trámite si
obrase en su poder, la Administración
incurrió en una flagrante ilegalidad. Por ello, el Alto Tribunal estima el
recurso interpuesto por el interesado y ordena reabrir el expediente
administrativo y retrotraerlo para que la Administración tome en cuenta y
valore la documentación que tenga en su poder o, sólo en caso contrario,
(“en otro caso, dicta el Tribunal) le requiera para que la aporte.
Cabe ser citada también la Sentencia núm.
511/1996 de 24 septiembre, RJCA 1996\1233, de la Sala de lo Contencioso
Administrativo del Tribunal de Justicia
de Islas Baleares que afirma que “El
principio de eficacia o de eficiencia exigible a toda Administración Pública -artículo
103 de la Constitución comprende también los principios de celeridad y
economía, encontrándose la Administración Pública, en todo caso, al servicio de
los ciudadanos. (…) La autorización al Consejo de Ministros para dictar
disposiciones que se refieran a la efectividad material y temporal de dicho
derecho no se puede interpretar como que la
intención del legislador fuese «subordinar el reconocimiento efectivo de este derecho a lo que dispongan las normas reglamentarias de
aplicación. Por contra, el precepto habilita tanto al ciudadano para negarse a presentar documentos que ya obren en poder de la Comunidad Autónoma como impone a la
Comunidad Autónoma la correlativa
prohibición de solicitarlos imperativamente, máxime cuando se trata de la misma
Conselleria y de la misma Dirección General. Además, en buena lógica, el
término «documentos» a que se refiere el precepto debe interpretarse en un
sentido amplio, de modo que comprende también, como es el caso, aquellas
informaciones que ya obren en poder de los
órganos de la Comunidad Autónoma.
Y, asimismo, la Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo de Tribunal Superior de Justicia de Madrid, núm. 111/2000, de 10 febrero (JUR 2000\187824) que dispone:
“El artículo 35 de la Ley 30/1.992 de 26 de Noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común establece como Derecho de los ciudadanos el de . . . f) no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante. Es cierto que las facturas no estaban suficientemente identificadas pues solo se establece el centro sanitario la cantidad de facturas y el importe. Pero lo cierto es que las mismas se encontraban en poder de los diversos hospitales los que aún teniendo delegada la gestión de compras o suministros forman parte del propio organismo autónomo al que se realizó la intimación de pago. Debe tenerse en cuenta que lo que pedía el recurrente eran intereses generados por el impago en el plazo previsto en la Legislación sobre contratos del estado el precio de los suministros que había efectuado. La actuación del la Dirección General del Insalud de estimar competentes a los distintos Gerentes de los centros hospitalarios o de atención primaria, podía haberse limitado a enviar copia de requerimiento a cada una de las autoridades delegadas para su gestión, mas no podía consistir en pedir una documentación que ya se encontraba en poder de la administración violentando así uno de los derechos de los administrados cual es el de no aportar documentos que ya se encuentre en poder de la administración”.
Y, asimismo, la Sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo de Tribunal Superior de Justicia de Madrid, núm. 111/2000, de 10 febrero (JUR 2000\187824) que dispone:
“El artículo 35 de la Ley 30/1.992 de 26 de Noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común establece como Derecho de los ciudadanos el de . . . f) no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante. Es cierto que las facturas no estaban suficientemente identificadas pues solo se establece el centro sanitario la cantidad de facturas y el importe. Pero lo cierto es que las mismas se encontraban en poder de los diversos hospitales los que aún teniendo delegada la gestión de compras o suministros forman parte del propio organismo autónomo al que se realizó la intimación de pago. Debe tenerse en cuenta que lo que pedía el recurrente eran intereses generados por el impago en el plazo previsto en la Legislación sobre contratos del estado el precio de los suministros que había efectuado. La actuación del la Dirección General del Insalud de estimar competentes a los distintos Gerentes de los centros hospitalarios o de atención primaria, podía haberse limitado a enviar copia de requerimiento a cada una de las autoridades delegadas para su gestión, mas no podía consistir en pedir una documentación que ya se encontraba en poder de la administración violentando así uno de los derechos de los administrados cual es el de no aportar documentos que ya se encuentre en poder de la administración”.
3.- Situación actual: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
La normativa
vigente, amplía aún más el derecho del interesado de no aportar documentación o
datos obrantes en poder de la Administración y la correlativa prohibición a las
Administraciones de requerir dichos datos.
Así, la Ley
39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas, que en el segundo párrafo del art. 28.3 dispone:
“Las Administraciones Públicas no requerirán a
los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora
aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a
cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en
qué momento y ante que órgano administrativo presentó los citados documentos,
debiendo las Administraciones Públicas recabarlos electrónicamente a través de
sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de
datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto. Se presumirá que
esta consulta es autorizada por los interesados, salvo que conste en el
procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera
consentimiento expreso, debiendo, en ambos casos, ser informados previamente de
sus derechos en materia de protección de datos de carácter personal.
Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los
citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación”.
Las diferencias
entre la regulación ofrecida por el derogado art. 35 f) de la Ley 30/1992 y la
regulación actual establecida en el art. 28.3 de la Ley 39/2015 son notables,
ya que la no aportación de datos o documentos obrantes en poder de la
Administración ya no se configura sólo como un derecho de los interesados, sino
también como una doble obligación de todas las Administraciones (no sólo la que
tramite el procedimiento): de una parte,
la obligación de no requerir datos y documentos ya aportados y, de otra, la obligación de recabar
electrónicamente esos datos y documentos ya aportados a cualquier
Administración. La norma estipula que sólo excepcionalmente en el caso de que
no pudieran recabarse dichos datos, podría solicitarse su aportación al
interesado.
Es necesario
interpretar este precepto en el sentido en el que la jurisprudencia ha
interpretado su antecedente, el artículo 35 f) de la Ley 30/1992: la obligación
de indicar, por parte del interesado, el momento y el órgano administrativo
ante el que presentó un dato o documento que la Administración tramitante
necesite para incorporarlo al procedimiento, no es una obligación absoluta,
sino relativa. Sería absurdo y chocaría frontalmente tanto contra los
principios establecidos en el art. 3.1 de la Ley 40/2015 como contra la propia
finalidad del art. 28.3 de la Ley 39/2015 interpretar que la Administración
debe requerir siempre el momento y el órgano administrativo ante el que se
presentaron los documentos (o datos), cuando ella misma los posea y pueda
obtenerlos sin mayor dificultad.
Obsérvese además
que la obligación de indicar el momento y el órgano administrativo ante el que
se presentó el documento o dato ya aportado se vincula directamente con la
esfera ampliatoria del derecho a no aportar documentos que no sólo se limita a
la Administración tramitadora que precise el dato o documento, sino que se
amplía a cualquier Administración siendo lógico que para recabar
electrónicamente ese dato o documento que desconozca el órgano tramitador
requiera al interesado aportar esa información (momento y órgano administrativo
ante el que presentó el dato o documento) siendo absurdo hacer ese
requerimiento al administrado cuando el órgano tramitador conozca la existencia
del dato o documento porque ya lo posee, atentando ese requerimiento
inquisitorial frontalmente contra los principios de eficacia, eficiencia,
economía procesal, servicio público y buena fe en las relaciones entre
ciudadanos y Administración establecidos en la Ley 40/2015 y ya explicados no
cabiendo ningún reproche legal si -de oficio- se incorpore el dato o documento
en cuestión al procedimiento debiendo ello hacerse constar mediante la
correspondiente diligencia incorporada al expediente.
[1]
La Ley 40/2015 se aplica según su art. 2, al sector público que comprende la
Administración General del Estado, las de las Comunidades Autónomas, las Administraciones
Locales y el Sector Público Institucional, éste último integrado por
cualesquiera organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o
dependientes de las Administraciones Públicas. Dicho precepto dispone que
quedan también sujetas a las previsiones de la norma –en particular a los
principios previstos en el art. 3- las
entidades de derecho privado dependientes o vinculadas a las Administraciones, cuando se refieran a
las mismas o, en todo caso, cuando ejerzan potestades administrativas
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